Privacybeleid

Metallic wordt aangeboden door Hello Digital BV, Kruisbooglaan 30, 2960 Brecht, België.

BTW: BE 1027.080.738. E-mail: privacy@metallic.be. Telefoon: +32 3 332 02 86.

Voor vragen over privacy of over de verwerking van persoonsgegevens kan je contact opnemen via privacy@metallic.be.

Dit privacybeleid is van toepassing op persoonsgegevens die Hello Digital verwerkt in verband met:

• de Metallic-website;
• aanvragen voor informatie of demo's;
• proef- en opstartomgevingen;
• Metallic-abonnementen;
• gebruikersaccounts;
• contract- en klantenbeheer;
• facturatie;
• support;
• beveiliging en technisch beheer;
• en andere verwerkingen waarvoor Hello Digital zelf het doel en de middelen bepaalt.

Metallic wordt daarnaast door professionele klanten - metaalrecyclage-, schroot- en verwerkingsbedrijven - gebruikt om persoonsgegevens binnen hun eigen organisatie te verwerken.

Dit kunnen bijvoorbeeld persoonsgegevens zijn van:

• leveranciers en aanbieders van materiaal;
• particuliere aanbieders die metaal aanbieden op de werf;
• contactpersonen bij afnemers en handelspartners;
• chauffeurs en transporteurs;
• weegbrug- en werfmedewerkers;
• administratieve medewerkers en aankopers;
• en andere personen die betrokken zijn bij de operationele werking van een recyclagebedrijf.

Voor deze gegevens is in beginsel het betrokken recyclagebedrijf zelf de verwerkingsverantwoordelijke en verwerkt Hello Digital de persoonsgegevens namens die klant als verwerker.

Hello Digital is verwerkingsverantwoordelijke wanneer wij zelf bepalen waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt. Dat is bijvoorbeeld het geval voor:

• klanten- en contractbeheer;
• facturatie;
• communicatie met zakelijke klanten;
• beheer van Metallic-accounts;
• aanvragen via onze website;
• support;
• beveiliging van onze diensten;
• wettelijke verplichtingen;
• en het beheer en de verbetering van onze eigen dienstverlening.

Wanneer een recyclagebedrijf persoonsgegevens in Metallic invoert en gebruikt voor zijn eigen bedrijfsvoering - bijvoorbeeld bij wegingen, aankoopborderellen, leveranciersdossiers of aangiftes - bepaalt die klant in beginsel waarom deze gegevens worden verwerkt.

De klant is dan de verwerkingsverantwoordelijke en Hello Digital verwerkt de gegevens namens de klant. De afspraken hierover worden vastgelegd in een afzonderlijke verwerkersovereenkomst (DPA), op te vragen via privacy@metallic.be.

Welke persoonsgegevens we verwerken hangt af van de manier waarop je met Metallic en Hello Digital in contact komt.

• Contact- en identificatiegegevens: naam; voornaam; zakelijk e-mailadres; telefoonnummer; functie; bedrijfsnaam; ondernemingsgegevens; adresgegevens.
• Accountgegevens: gebruikersnaam of e-mailadres; accountstatus; organisatie waartoe een account behoort; rollen en toegangsrechten; beveiligings- en authenticatiegegevens.
• Contract- en facturatiegegevens: bedrijfsgegevens; facturatieadres; btw-nummer; abonnementsgegevens; facturen; betaalstatus; administratieve communicatie.
• Support- en communicatiegegevens: supportvragen; e-mails; communicatie met Hello Digital; informatie die nodig is om een probleem te onderzoeken; feedback over Metallic.
• Technische en beveiligingsgegevens: IP-adres; datum en tijd van toegang; browser- of apparaatinformatie; technische loggegevens; veiligheidsgebeurtenissen; auditinformatie; foutmeldingen.

Wachtwoorden zijn niet bedoeld om door medewerkers van Hello Digital in leesbare vorm te worden geraadpleegd. Technische en beveiligingsinformatie kan noodzakelijk zijn om Metallic veilig en betrouwbaar te laten functioneren.

Een recyclagebedrijf kan binnen Metallic persoonsgegevens verwerken die nodig zijn voor zijn eigen operationele werking.

Afhankelijk van het gebruik van Metallic kan dit bijvoorbeeld betrekking hebben op:

• leveranciers- en klantendossiers;
• contactpersonen en contactgegevens;
• identificatiegegevens van aanbieders van materiaal;
• voertuig- en nummerplaatgegevens bij wegingen;
• chauffeurs- en transportgegevens;
• weegtickets, aankoop- en verkoopborderellen;
• materiaalclassificaties gekoppeld aan een transactie;
• prijs- en betalingsgegevens per transactie;
• gegevens die nodig zijn voor wettelijke registratie- en aangifteplichten;
• medewerkers en hun rollen in het systeem;
• opmerkingen en notities bij dossiers;
• en andere operationele informatie.

Welke gegevens een recyclagebedrijf precies verzamelt en voor welke doeleinden het deze gebruikt, wordt door dat bedrijf bepaald. Heb je vragen over persoonsgegevens die jouw leverancier, afnemer of werkgever in Metallic beheert, neem dan in eerste instantie contact op met dat bedrijf.

Bij de aankoop van metalen gelden in België en de gewesten wettelijke verplichtingen rond identificatie van de aanbieder, registratie van transacties, traceerbaarheid en - voor bepaalde transacties - het verbod op contante betaling.

Om die verplichtingen te kunnen naleven, kan een recyclagebedrijf in Metallic persoonsgegevens registreren zoals de identiteit van de aanbieder, gegevens van een identiteitsdocument, het rekeningnummer voor uitbetaling, de nummerplaat van het voertuig en de kenmerken van het aangeboden materiaal.

Het betrokken recyclagebedrijf is in beginsel verantwoordelijk voor:

• de rechtsgrond voor deze verwerking;
• de informatie aan de betrokkenen;
• de juistheid en proportionaliteit van de geregistreerde gegevens;
• passende toegangsrechten binnen zijn organisatie;
• en de naleving van de toepasselijke sectorregelgeving.

Hello Digital verwerkt deze gegevens namens het recyclagebedrijf, uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is om Metallic beschikbaar te stellen. Hello Digital gebruikt deze gegevens niet voor eigen marketingdoeleinden.

Wanneer Hello Digital zelf verwerkingsverantwoordelijke is, kunnen persoonsgegevens onder meer worden verwerkt om:

• Metallic en onze dienstverlening te leveren;
• een account aan te maken en te beheren;
• een proef- of opstartomgeving beschikbaar te stellen;
• een abonnement uit te voeren;
• overeenkomsten te beheren;
• facturen op te maken en betalingen op te volgen;
• vragen en supportverzoeken te behandelen;
• onze klanten te informeren over onze dienstverlening;
• fraude en misbruik te voorkomen;
• Metallic te beveiligen;
• storingen te onderzoeken;
• technische prestaties te bewaken;
• aan wettelijke verplichtingen te voldoen;
• en onze dienstverlening te verbeteren.

We verwerken persoonsgegevens niet voor doeleinden die onverenigbaar zijn met het doel waarvoor ze zijn verkregen, tenzij daarvoor een geldige wettelijke basis bestaat.

Afhankelijk van de verwerking baseren we ons op één of meer van de volgende rechtsgronden.

• Uitvoering van een overeenkomst: voor het aanmaken van een Metallic-account, het leveren van een abonnement, klantenbeheer en support die deel uitmaakt van onze dienstverlening.
• Wettelijke verplichting: voor boekhouding, fiscale administratie, facturatie en wettelijke informatieverplichtingen.
• Gerechtvaardigd belang: voor beveiliging, fraudepreventie, bescherming van onze infrastructuur, interne administratie, technische monitoring en verbetering van onze zakelijke dienstverlening, voor zover de belangen en grondrechten van de betrokkene niet zwaarder wegen.
• Toestemming: wanneer de wet toestemming vereist, vragen we die vooraf. Een gegeven toestemming kan steeds worden ingetrokken voor toekomstige verwerkingen.

Metallic ondersteunt de administratieve verwerking van aankoop- en verkooptransacties. De effectieve uitbetaling aan leveranciers of aanbieders gebeurt door het recyclagebedrijf zelf, via zijn eigen bank- of boekhoudkanalen.

Binnen Metallic kunnen wel gegevens worden verwerkt over bijvoorbeeld:

• het transactiebedrag en de toegepaste prijs;
• de betaalstatus en betaalwijze;
• een transactie- of borderelreferentie;
• het gekoppelde weegticket, materiaal of dossier;
• rekeninggegevens die de klant registreert voor uitbetaling;
• en andere informatie die noodzakelijk is voor de administratieve en wettelijke verwerking van de transactie.

Wanneer een externe dienstverlener bij een betaling betrokken is, is op die verwerking ook diens eigen privacybeleid van toepassing.

Voor zakelijke klanten verwerkt Hello Digital persoonsgegevens en bedrijfsgegevens die noodzakelijk zijn voor facturatie en boekhouding.

Facturen kunnen waar van toepassing als gestructureerde elektronische factuur worden verwerkt via Peppol.

De gegevens die daarbij worden verwerkt zijn beperkt tot wat noodzakelijk is voor:

• facturatie;
• betaling;
• boekhouding;
• fiscale verplichtingen;
• en administratieve opvolging.

Hello Digital verkoopt geen persoonsgegevens.

We kunnen persoonsgegevens delen met partijen die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening, bijvoorbeeld:

• hosting- en infrastructuurleveranciers;
• e-mail- en communicatiediensten;
• Google Ireland Limited, voor het beheer van meetscripts (Google Tag Manager) en, enkel na jouw toestemming, websitestatistieken (Google Analytics);
• facturatie- en boekhoudsystemen;
• beveiligingsleveranciers;
• technische dienstverleners;
• professionele adviseurs;
• en overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Voor websitestatistieken via Google kunnen gegevens worden verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte, op basis van de standaardbepalingen van de Europese Commissie en het EU-VS Data Privacy Framework. Deze verwerking gebeurt enkel wanneer je daarvoor toestemming geeft in het cookievoorkeurenscherm. Meer detail vind je in ons cookiebeleid.

Daarnaast kan een klant ervoor kiezen om vanuit Metallic gegevens door te sturen naar externe systemen die hij zelf gebruikt, zoals aangifte- en registratieplatformen, boekhoudpakketten of transportpartners. Die doorgifte gebeurt in opdracht en onder verantwoordelijkheid van de klant.

Wanneer een leverancier persoonsgegevens namens Hello Digital verwerkt, maken we waar vereist passende contractuele afspraken over gegevensbescherming. Voor subverwerkers die persoonsgegevens namens Metallic-klanten verwerken gelden aanvullend de afspraken uit de verwerkersovereenkomst.

We streven ernaar persoonsgegevens te laten verwerken binnen de Europese Economische Ruimte waar dit passend en praktisch mogelijk is.

Het kan echter voorkomen dat een leverancier of subverwerker persoonsgegevens verwerkt vanuit een land buiten de Europese Economische Ruimte. Wanneer persoonsgegevens internationaal worden doorgegeven, zorgen we waar vereist voor een geldige doorgiftegrond en passende waarborgen overeenkomstig de AVG, bijvoorbeeld via:

• een adequaatheidsbesluit;
• goedgekeurde standaardcontractbepalingen;
• of een andere wettelijk toegelaten doorgiftemethode.

Meer informatie over relevante doorgiften kan waar passend worden opgevraagd via privacy@metallic.be.

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze worden verwerkt, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist of gerechtvaardigd is. De concrete bewaartermijn hangt af van het type gegevens.

• Klant- en contractgegevens: gedurende de looptijd van de klantenrelatie en daarna zolang dit noodzakelijk is voor contractuele, administratieve of juridische doeleinden.
• Facturatie- en boekhoudgegevens: gedurende de wettelijk toepasselijke bewaartermijnen.
• Supportinformatie: zolang dit redelijkerwijs noodzakelijk is om ondersteuning te bieden, problemen te documenteren en onze dienstverlening te beheren.
• Technische en beveiligingslogs: gedurende een periode die passend is voor beveiliging, troubleshooting, audit en fraudepreventie.
• Klantgegevens in Metallic: bij het einde van een abonnement krijgt de klant volgens de toepasselijke contractvoorwaarden de tijd om beschikbare Klantgegevens te exporteren of een export aan te vragen. Daarna kunnen de operationele Klantgegevens worden verwijderd of geanonimiseerd, behoudens wettelijke verplichtingen en normale technische back-upcycli.

Registratie- en transactiegegevens die het recyclagebedrijf wettelijk moet bijhouden, worden bewaard zolang de toepasselijke sector- en fiscale regelgeving dat vereist.

Hello Digital neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onder meer:

• ongeoorloofde toegang;
• verlies;
• misbruik;
• vernietiging;
• ongewenste wijziging;
• en onrechtmatige openbaarmaking.

Maatregelen kunnen onder meer betrekking hebben op:

• toegangsbeheer;
• authenticatie;
• beveiligde communicatie;
• logging;
• back-ups;
• infrastructuurbeveiliging;
• software-updates;
• beperking van interne toegang.

Geen enkel digitaal systeem kan absolute beveiliging garanderen. Daarom evalueren en verbeteren we onze beveiligingsmaatregelen waar nodig.

De Metallic-website kan cookies en vergelijkbare technologieën gebruiken.

Noodzakelijke technologie kan worden gebruikt om de website of dienst technisch te laten functioneren.

Voor niet-noodzakelijke cookies vragen we waar vereist vooraf toestemming.

Meer informatie over cookies, doeleinden en voorkeuren wordt opgenomen in het afzonderlijke cookiebeleid.

Onder de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving kan je, afhankelijk van de omstandigheden, verschillende rechten hebben.

• Recht op inzage: je kan vragen welke persoonsgegevens we over jou verwerken en een kopie van die gegevens vragen.
• Recht op verbetering: je kan onjuiste of onvolledige persoonsgegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering: in bepaalde omstandigheden kan je vragen persoonsgegevens te laten verwijderen. Dit recht is niet absoluut; gegevens kunnen bijvoorbeeld behouden moeten blijven wegens een wettelijke registratieplicht.
• Recht op beperking: je kan in bepaalde situaties vragen de verwerking tijdelijk te beperken.
• Recht op bezwaar: wanneer een verwerking gebaseerd is op een gerechtvaardigd belang, kan je onder bepaalde omstandigheden bezwaar maken.
• Recht op overdraagbaarheid: voor bepaalde geautomatiseerde verwerkingen kan je persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm ontvangen of laten overdragen.
• Recht om toestemming in te trekken: dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.

Dat hangt af van de persoonsgegevens waarover je vraag gaat.

Wanneer je vraag betrekking heeft op gegevens die een recyclagebedrijf via Metallic over jou beheert, bijvoorbeeld:

• je leveranciers- of klantendossier;
• weegtickets en borderellen;
• geregistreerde identificatiegegevens;
• transacties en uitbetalingen;
• voertuig- of transportgegevens;
• informatie die door het bedrijf werd toegevoegd;

neem je in eerste instantie contact op met dat bedrijf. Het bepaalt in deze context in beginsel waarom de persoonsgegevens worden verwerkt en is daarom de aangewezen partij om jouw verzoek te behandelen. Hello Digital kan de klant waar nodig ondersteunen overeenkomstig de verwerkersovereenkomst.

Gaat je vraag over persoonsgegevens die Hello Digital zelf verwerkt - bijvoorbeeld een zakelijke klantenrelatie, facturatie, een direct contact of supportinteractie, of de Metallic-website - dan kan je contact opnemen via privacy@metallic.be.

We kunnen vragen om voldoende informatie te verstrekken om je identiteit en het toepasselijke gegevensverzoek correct te kunnen beoordelen.

Hello Digital gebruikt persoonsgegevens niet voor uitsluitend geautomatiseerde beslissingen met rechtsgevolgen of vergelijkbare wezenlijke gevolgen voor betrokkenen, tenzij dit uitdrukkelijk wordt meegedeeld en hiervoor een geldige wettelijke basis bestaat.

Operationele hulpmiddelen binnen Metallic, zoals waarschuwingen, controles of ingestelde limieten, zijn bedoeld ter ondersteuning van gebruikers en vervangen het professionele oordeel van het recyclagebedrijf niet.

Heb je vragen of bezorgdheden over de verwerking van jouw persoonsgegevens, dan vragen we je om eerst contact met ons of, waar toepasselijk, met het betrokken recyclagebedrijf op te nemen zodat het probleem onderzocht kan worden.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit. In België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

Dit doet geen afbreuk aan andere administratieve of gerechtelijke beroepsmogelijkheden waarop je recht kan hebben.

Zakelijke Metallic-klanten waarvoor Hello Digital persoonsgegevens als verwerker verwerkt, kunnen een verwerkersovereenkomst afsluiten. Daarin worden onder meer afspraken gemaakt over:

• de verwerking namens de Klant;
• beveiliging;
• vertrouwelijkheid;
• subverwerkers;
• ondersteuning bij privacyverzoeken;
• datalekken;
• verwijdering of teruggave van gegevens;
• en andere verplichtingen die voortvloeien uit de AVG.

De Metallic-verwerkersovereenkomst kan worden opgevraagd via privacy@metallic.be.

Metallic en onze dienstverlening kunnen verder evolueren. Ook regelgeving en de manier waarop persoonsgegevens worden verwerkt kunnen veranderen.

Hello Digital kan dit privacybeleid daarom van tijd tot tijd aanpassen. De meest recente versie wordt op de Metallic-website gepubliceerd.

Bij belangrijke wijzigingen kunnen we bestaande zakelijke klanten aanvullend informeren wanneer dit passend is. Bovenaan deze pagina staat steeds de datum van de meest recente versie.

Heb je vragen over dit privacybeleid of over persoonsgegevens waarvoor Hello Digital zelf verwerkingsverantwoordelijke is? Neem contact op met Hello Digital BV, Kruisbooglaan 30, 2960 Brecht, België.

BTW: BE 1027.080.738. E-mail: privacy@metallic.be. Telefoon: +32 3 332 02 86.

Voor vragen over persoonsgegevens die door een specifiek recyclagebedrijf in Metallic worden beheerd, neem je in eerste instantie contact op met dat bedrijf. Voor een verwerkersovereenkomst (DPA) gebruik je hetzelfde adres: privacy@metallic.be.